วิธีเลือกโต๊ะประชุม และความสำคัญของโต๊ะประชุม

       โต๊ะประชุมมีความสำคัญต่อองค์กรอย่างมาก โดยเฉพาะการทำงานเป็นทีมเพราะเป็นศูนย์รวมในการแลกเปลี่ยนข้อมูลความรู้ และนำเสนอแนวคิด วิธีคิดที่เป็นประโยชน์ต่อการทำงาน การเลือก โต๊ะประชุม ขนาดโต๊ะประชุมรวมไปถึงการจัดห้องประชุมให้มีบรรยากาศ หรือสภาพแวดล้อมที่ดูดีก็เป็นส่วนประกอบหนึ่งที่สามารถแก้ไขปัญหาร่วมกันหรือพัฒนาศักยภาพของบุคลากรในการทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ

 

ภาพประกอบจาก pinteres

ความสำคัญและประโยชน์ของการประชุม

        การประชุม หมายถึงการเปิดโอกาสให้มีการแลกเปลี่ยนข้อมูล ความคิดเห็น ความรู้ตลอดจนประสบการณ์ต่าง ๆ จากการทำงาน เป็นการร่วมกันคิดอย่างมีวัตถุประสงค์และระเบียบวิธีการมีการนัดหมายเวลา มีสถานที่ประชุมพร้อมจัดโต๊ะประชุมไว้อำนวยความสะดวกให้กับผู้เข้าประชุมอย่างเหมาะสมสำหรับความสำคัญและประโยชน์ของการประชุม มีดังนี้

       1. ช่วยให้เกิดความรอบคอบในการทำงาน และการตัดสินใจ โดยเฉพาะการทำงานเป็นทีมที่มีการทำงานร่วมกันหลายคน ทำให้เกิดความคิดที่หลากหลาย การตัดสินใจเรื่องหนึ่งเรื่องใดจึงต้องรอบคอบการประชุมร่วมกันถือเป็นการรวบยอดความคิด เพื่อให้ได้ความคิดเห็นที่เป็นไปในทิศทางเดียวกัน

       2. ทำให้เกิดความรับผิดชอบร่วมกัน และร่วมกันแบ่งเบาภาระรับผิดชอบ ทำให้การทำงานมีปัญหาอุปสรรคน้อยลง

       3. การประชุมช่วยกระจายข่าวสารหรือข้อมูลให้เข้าใจตรงกันได้ง่ายและรวดเร็ว

       4. ช่วยให้เกิดแนวทางใหม่ วิธีการหรือกระบวนการใหม่ๆ จากการเสนอความเห็นในการประชุม

       5. ช่วยให้ทีมงานหรือผู้ร่วมงานแต่ละคนมีส่วนร่วมในการทำงาน

       6. สร้างความสามัคคีในองค์กร โดยมีการจัดห้องประชุม เลือกขนาดโต๊ะประชุมให้เหมาะสมกับจำนวนพนักงานหรือบุคลากร และจัดประชุมอย่างน้อยเดือนละ 1 ครั้งหรือที่เรียกกันว่า ประชุมประจำเดือน

       7. การประชุมร่วมกัน ทำให้เกิดการแชร์ไอเดียใหม่ ๆ ที่เป็นประโยชน์ต่อองค์กร ต่อทีมงาน หรือต่อการทำงานนั้น ๆ

 

ภาพประกอบจาก pinteres

ความสำคัญของโต๊ะประชุม

       โต๊ะประชุมเป็นเฟอร์นิเจอร์ที่สำคัญขององค์กร และยังเปรียบเสมือนจุดศูนย์รวมของความเป็นทีมการออกแบบ โต๊ะประชุม เก้าอี้โต๊ะประชุม การเลือกขนาดโต๊ะประชุม หรือรูปแบบการจัดห้องประชุมมีผลต่อการทำงานอย่างมากโดยเฉพาะสำนักงานที่มีขนาดใหญ่ หรือมีบุคลากรจำนวนมากซึ่งต้องมีการประชุมเพื่อติดตามงาน หรือวางแผนงานร่วมกันสม่ำเสมอการมีโต๊ะประชุมจะช่วยให้ทุกคนสามารถเข้ามาพบเจอกัน เพื่อปรึกษา วางแผนและทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ ส่งผลให้ธุรกิจของคุณมีเป้าหมายที่ชัดเจนมากขึ้นนอกจากนั้นโต๊ะประชุมช่วยสนับสนุนการพรีเซนงานได้เป็นอย่างดี เพราะโต๊ะประชุมอำนวยความสะดวกสามารถวางคอมพิวเตอร์หรือโน๊ตบุ๊ค และมีช่องเก็บสายไฟ ทำให้โต๊ะประชุมไม่รก สายไฟพันยุ่งเหยิงให้ความเป็นระเบียบเรียบร้อยในสถานที่ประชุมได้เป็นอย่างดี

 

ภาพประกอบจาก pinteres

วิธีเลือกโต๊ะประชุม

       การเลือกโต๊ะประชุมที่ดีและเอื้อประโยชน์ต่อผู้เข้าประชุมจำเป็นจะต้องพิจารณาจากหลาย ๆ องค์ประกอบ เพราะนอกจากเป็นการสร้างบรรยากาศที่ดีเพื่อเพิ่มพลังบวกและความรู้สึกผ่อนคลายไม่เคร่งเครียดขณะประชุมแล้ว รูปแบบของโต๊ะและการจัดห้องประชุมยังสร้างความเชื่อมั่นในแบรนด์หรือสร้างความเชื่อมั่นให้กับองค์กรได้อีกด้วย สำหรับวิธีเลือกโต๊ะประชุมทำได้ ดังนี้

1.เลือกโต๊ะประชุมจากคุณลักษณะ

       พิจารณาเลือกโต๊ะประชุมที่มีลักษณะโปร่ง ขาโต๊ะประชุมมีความแข็งแรง และควรมีขาโต๊ะเพียง 4 ขา หรือน้อยกว่านั้น เพื่อให้จัดวางเก้าอี้ได้สะดวก การนั่งประชุมสะดวกสบาย

2.เลือกโต๊ะประชุมจากการใช้งาน

       เลือกให้เหมาะกับการจัดห้องประชุม หากเป็นองค์กรขนาดใหญ่ หรือมีการจัดเป็นห้องประชุมแบบถาวร และต้องใช้ห้องประชุมบ่อย ๆ สามารถเลือกโต๊ะประชุมได้ 2 แบบ ดังนี้

      - เลือกโต๊ะประชุมขนาดใหญ่ กลาง เเละเล็ก ที่มีหน้าโต๊ะเป็นแผ่นเดียวกัน ซึ่งเหมาะสำหรับโต๊ะประชุมแบบตั้งถาวร ไม่สามารถปรับเปลี่ยนทรงได้ การสร้างบรรยากาศใหม่ ๆ ให้กับห้องประชุมรูปแบบนี้เลือกที่การตกแต่ง เช่น ปรับเปลี่ยนผ้าม่าน หรือเลือกสีปูพรมที่พื้น เปลี่ยนผ้าคลุมโต๊ะคลุมเก้าอี้สีใหม่ ๆให้แปลกไปจากเดิม ก็สามารถสร้างบรรยากาศใหม่ๆ ให้กับห้องประชุมได้แล้ว

      - เลือกโต๊ะประชุมจากรูปแบบที่สามารถนำมาจัดวางได้แบบแบบจิ๊กซอว์ คือเป็นได้ทั้งโต๊ะประชุมขนาดเล็ก และใหญ่ เช่น โต๊ะสี่เหลี่ยม แบบมนเข้ามุมแบบนี้สามารถปรับต่อกันให้เล็กหรือใหญ่ได้ตามจำนวนผู้เข้าประชุม

3. เลือกโต๊ะประชุมจากขนาด

        พิจารณาเลือกโต๊ะประชุม จากขนาดของห้อง หากเป็นห้องประชุมขนาดเล็กมีพื้นที่จำกัด อาจเลือกเป็นโต๊ะแบบพับได้ หรือขนาดของโต๊ะไม่ใหญ่มากนักเพื่อให้สามารถพับเก็บหรือนำมาเสริมให้เหมาะสมกับผู้เข้าร่วมประชุม

4.เลือกโต๊ะประชุมจากรูปแบบการใช้งาน

        พิจารณาเลือกขนาดโต๊ะประชุมจากรูปแบบการใช้งาน แม้จะเป็นโต๊ะที่ใช้สำหรับประชุมอยู่แล้ว แต่รูปแบบของการประชุมอาจจะต้องมีการใช้อุปกรณ์การนำเสนออื่น เช่นจอมอนิเตอร์กระดานไวท์บอร์ด หรือเครื่องฉายสไลด์และจอภาพ เป็นต้นการเลือกขนาดความกว้างของหน้าโต๊ะประชุมที่เหมาะสม ทำให้ไม่รู้สึกอึดอัดคับแคบ หรือโล่งเกินไป

5. เลือกโต๊ะประชุมจากดีไซน์

       พิจารณาจากรูปแบบของโต๊ะประชุม สำหรับธุรกิจบางประเภท หรือองค์กรที่ต้องเน้นความหรูหรา ทันสมัย ปัจจุบันมีการผลิตและออกแบบโต๊ะประชุมให้มีความสวยงามทันสมัยเหมาะกับสไตล์การตกแต่งทุกรูปแบบ เช่น โต๊ะประชุมรูปทรงสี่เหลี่ยม หรือโต๊ะกลมซึ่งเหมาะกับห้องที่ตกแต่งสไตล์โมเดิร์น เป็นต้น

 

ภาพประกอบจาก pinteres

      วิธีเลือกโต๊ะประชุมเพื่อสร้างบรรยากาศที่ดีให้กับห้องประชุมการรับรู้ความสำคัญและประโยชน์ของห้องประชุม ลักษณะของการใช้งาน รวมไปถึงสไตล์การตกแต่งก็จะทำให้การเลือกโต๊ะ เลือกขนาดโต๊ะประชุม ได้ตอบโจทย์การใช้งานและเหมาะสมกับองค์กรมากที่สุด