วิธีจัดเก็บเอกสาร และการเลือกตู้เหล็กเก็บเอกสาร

                ปัญหาของห้องทำงานส่วนใหญ่ไม่ว่าจะเป็นห้องทำงานในสำนักงาน ทั้งขนาดเล็ก ขนาดใหญ่รวมไปถึงห้องทำงานส่วนตัวที่บ้านก็คือเรื่องของการจัดเก็บเอกสารที่นอกจากต้องจัดเก็บเพื่อความเป็นระเบียบเรียบร้อยแล้วการจัดเก็บเอกสารใน ตู้เหล็ก หรือเก็บในชั้นวางของ ยังต้องจัดเก็บให้สะดวกต่อการใช้งานอีกด้วยส่วนจะมีวิธีจัดเก็บอย่างไร บทความนี้มีความรู้มาแนะนำครับ

 

ภาพประกอบจาก pinterest

วิธีจัดเก็บเอกสาร และการเลือกตู้เหล็กเก็บเอกสาร

                 สำหรับการจัดเก็บเอกสาร ทำได้หลายรูปแบบ หากเป็นการจัดเก็บเอกสารในสำนักงานนิยมจัดเก็บในตู้เหล็ก ตู้เหล็กเก็บเอกสาร ตู้เหล็กเก็บเอกสาร 2 บาน หรือตู้เหล็กที่มีลิ้นชักเนื่องจากตู้ประเภทนี้มีความแข็งแรง มั่นคงและยิ่งเป็นเอกสารสำคัญก็จะมีเรื่องของความปลอดภัยเข้ามาเกี่ยวข้องด้วยส่วนการจัดก็บเอกสารภายในบ้าน เอกสารร้านค้า หรือธุรกิจบริการ นอกจากการจัดเก็บให้มีความเรียบร้อยค้นหาง่าย อุปกรณ์จัดเก็บยังต้องมีความสวยงามหรือใช้เป็นเฟอร์นิเจอร์ตกแต่งสถานที่ได้ด้วยโดยทั่วไปวิธีจัดเก็บเอกสาร ทำได้ดังนี้

               1. แยกประเภทเอกสารก่อนจัดเก็บ การแยกประเภทเอกสาร หรือจัดรวบรวมไว้เป็นหมวดหมู่ เช่นเอกสารที่มีความสำคัญ เอกสารที่ต้องนำออกมาใช้ทุกวัน หรือเอกสารที่เป็นแบบฟอร์มของสำนักงานเมื่อจัดเรียงแยกประเภทแล้วเอามาจัดเรียงตามวันที่และเวลาอีกครั้ง เพื่อจัดเก็บในตู้เหล็ก หรือตู้เก็บเอกสารทำให้สะดวกต่อการใช้งานและหาได้ง่ายเมื่อจำเป็นต้องใช้

               2. เลือกตัวช่วยในการจัดเก็บ การจัดเก็บเอกสารให้เป็นระเบียบและค้นหาได้ง่ายต้องมีตัวช่วยสำหรับการจัดเก็บ เช่น ตู้เหล็ก ตู้เก็บเอกสารแบบต่าง ๆ ชั้นวางของ กล่อง หรือแฟ้มเอกสารโดยเลือกประเภทตัวช่วย ขนาด และรูปแบบให้เหมาะกับเอกสารรวมไปถึงการทำป้ายหรือเขียนกำกับไว้ที่ปกแฟ้มจะช่วยให้หยิบใช้งานได้สะดวกมากขึ้น

               3. เลือกไว้เฉพาะเอกสารที่จำเป็น ปัญหาอย่างหนึ่งของการจัดเก็บเอกสาร ก็คือไม่ได้คัดแยกเอกสารที่ไม่จำเป็นหรือไม่ได้ใช้งานแล้ว ออกจากเอกสารสำคัญ ทำให้เอกสารเต็มตู้การจัดเก็บไม่เป็นระเบียบเรียบร้อย และยังทำให้ค้นหายากและยังสิ้นเปลืองพื้นที่ภายในตู้เหล็กเก็บเอกสารอีกด้วย

               4. จัดเรียงเอกสารตามความสำคัญของการใช้งาน การจัดเอกสารไว้ในตู้เหล็ก หรือตู้เอกสารอื่น ๆควรจัดเรียงเอกสารตามความสำคัญของการใช้งาน เช่น เอกสารที่ต้องหยิบใช้เป็นประจำจัดเก็บไว้ในชั้นที่หยิบง่าย ค้นหาง่าย ส่วนเอกสารสำคัญหรือนาน ๆใช้งานควรเก็บไว้ที่ชั้นบนสุดของตู้เอกสาร

               5. จัดเก็บเอกสารให้เป็นปัจจุบันอยู่เสมอ เพื่อความเป็นระเบียบและให้สามารถค้นหาเอกสารได้ง่าย ไม่หลงลืมหรือเก็บรวมไว้กับเอกสารอื่น ๆ หลังจากใช้งานเอกสารนั้น ๆ แล้วก่อนเลิกงานควรจัดเก็บเอกสารเข้าที่ หรือจัดเก็บไว้ในตู้ให้เรียบร้อยเป็นปัจจุบันช่วยให้ค้นหาและหยิบใช้ง่ายไม่สูญหายหรือหลงปะปนอยู่กับเอกสารอื่น ๆ

 

ภาพประกอบจาก pinterest

การเลือกตู้เหล็กเก็บเอกสาร ให้เหมาะการใช้งาน

               การเก็บเอกสารที่ได้ทั้งความเป็นระเบียบเรียบร้อย และมีความปลอดภัย ได้แก่การจัดเก็บไว้ในตู้เก็บเอกสาร ซึ่งมีหลายรูปแบบ ทั้งกล่องเอกสาร ตู้เหล็ก หรือตู้แบบลิ้นชักสำหรับการเลือกตู้เก็บเอกสารทุกประเภท การเลือกให้เหมาะกับการใช้งาน ทำได้ ดังนี้

               1.เลือกจากรูปแบบ ตู้เก็บเอกสารโดยทั่วไปจะแบ่งออกเป็น 2 รูปแบบ ได้แก่ตู้เก็บเอกสารแบบแนวตั้ง และแบบแนวนอนซึ่งแบบแนวตั้งนั้นเหมาะกับห้องทำงานที่มีพื้นที่จำกัดหรือห้องไม่ใหญ่มากนักส่วนตู้เก็บเอกสารแบบแนวนอน เหมาะสำหรับห้องทำงานที่มีพื้นที่ เป็นห้องทำงานขนาดใหญ่หรือใช้เก็บเอกสารในออฟฟิศ ขนาดใหญ่

               2. เลือกจากขนาดที่เหมาะสม ตู้เก็บเอกสารมีหลายขนาดให้เลือกนอกจากเลือกขนาดให้เหมาะกับพื้นที่แล้ว ยังต้องเลือกให้เหมาะกับลักษณะของเอกสารและการจัดเก็บด้วยเช่น ตู้เหล็กสำหรับเก็บเอกสารสำคัญ อาจมีจำนวนเอกสารไม่มากตู้ขนาดเล็กก็เพียงพอสำหรับการจัดเก็บแต่เน้นที่ความแข็งแรงและความปลอดภัยเป็นสำคัญ

               3. เลือกจากวัสดุ ตู้เอกสารทำจากวัสดุหลายชนิด เช่น ตู้เหล็ก ตู้เหล็กเก็บเอกสาร ตู้ไม้ตู้เหล็กผสมไม้ หรือกระจก การเลือกเลือกวัสดุยังขึ้นอยู่กับการใช้งานอีกด้วยหากต้องการตู้เก็บเอกสารที่มีความแข็งแรง คงทนและปลอดภัย อาจเลือกตู้ทำจากเหล็ก ส่วนความสวยงามอาจเลือกตู้เก็บเอกสารที่ผสมผสานกันระหว่างเหล็กกับไม้ หรือไม้กับกระจก เป็นต้น

                 ทราบวิธีจัดเก็บเอกสาร และการเลือกตู้เหล็กเก็บเอกสารให้เหมาะกับการใช้งานแล้วและก่อนเลือกซื้อตู้เก็บเอกสารแบบต่าง ๆ ก็อย่าลืมเลือกแบรนด์สินค้าที่ได้รับความนิยมจากร้านจำหน่ายที่ได้มาตรฐานด้วยนะครับ

 

ภาพประกอบจาก pinterest