วิธีการเลือกโต๊ะประชุม

          สำนักงานต่างๆไม่ว่าจะเป็นบริษัทขนาดใหญ่ ออฟฟิศเล็กๆ สถานศึกษา หรือหน่วยงานใดๆ ย่อมต้องมีการพบปะพูดคุยปรึกษา วางแผน สรุปผล กันแทบทั้งสิ้น และกิจกรรมเหล่านี้ต้องใช้โต๊ะประชุม ซึ่งมีนาดเล็กใหญ่ต่างกัน

บทความนี้จึงนำเสนอ ข้อพิจารณา วิธีเบื้องต้นในการเลือกโต๊ะประชุมมาฝากกัน ซึ่งจะแบ่งเป็นหัวข้อดังต่อไปนี้ๆ

           1.สำนักงานหรือองค์กรของคุณเป็นองค์กรประเภทไหน มีกิจกรรมที่ต้องใช้พื้นที่ในการทำงานหรือ ไช้อุปกรณ์เพื่อนำเสนอข้อมูล เป็นพื้นที่มากๆบ่อยๆหรือไม่ หากใช้พื้นที่มาก และเป็นประจำ ควรเลือกโต๊ะที่มีพื้นที่ตรงกลาง มากหน่อยเพื่อให้ทุกคนในที่ประชุมมองเห็นไปพร้อมกัน และเข้าถึงข้อมูลด้วยความเข้าใจที่ตรงกัน

            2.สำนักงานหรือองค์กรของคุณมีการจัดประชุมสำหรับจำนวนผู้เข้าประชุมเท่าไรอยู่เป็นประจำ หากไม่แน่นอน หรือมีการจัดประชุมทั้งกลุ่มใหญ่และเล็ก ส่วนมากที่ผู้ผลิตโต๊ะประชุมผลิตกัน จะมีสองแบบ

           (2.1) แบบที่เป็นขนาดใหญ่ กลาง เเละเล็ก ที่หน้าโต๊ะเป็นแผ่นเดียวกัน แบบนี้จะตั้งแบบถาวร ไม่สามารถปรับเปลี่ยนทรงได้ 

           (2.2) แบบจิ๊กซอว์ คือเป็นโต๊ะเล็กและใหญ่รูปแบบต่างๆ ทั้งแบบเหลี่ยม แบบมนเข้ามุม แบบนี้สามารถปรับต่อกันให้เล็กหรือใหญ่ได้ตามจำนวนผู้เข้าประชุม 

         3.ขนาดของโต๊ะประชุม สามารถคำนวนพื้นที่ให้นั่งสบายสำหรับผู้เข้าร่วมประชุม โดยคิดคำนวนความกว้างสำหรับหนึ่งคนเท่ากับ 80 เซนติเมตร ตัวอย่างเช่น หากคำนวนจากโต๊ะสี่เหลี่ยมผืนผ้า และมีผู้เข้าร่วมประชุมประมาณ 10 คน ความยาวของโต๊ะอาจเป็น 80×4 =320 เซนติเมตร นั่งสองด้าน และหัวท้ายโต๊ะอีกด้านละ 1 คน เป็นต้น 

         4.รูปแบบของโต๊ะประชุม ปัจจุบันได้มีการผลิตเป็นรูปแบบต่างๆมากมาย ทั้งแบบสำเร็จรูป และสั่งทำพิเศษ รวมถึงรูปทรงที่มีหลากหลาย ไม่ว่าจะเป็นทรงกลม สี่เหลี่ยมผืนผ้า สี่เหลี่ยมจัตตุรัส ทรงกระบอก หรือแม้แต่สี่เหลี่ยมคางหมูหรือสามเหลี่ยม ซึ่งบ่งบอกถึงสไตล์ หรืออาจสื่อความหมายอื่นๆได้ ตัวอย่างเช่น สื่อถึงนโยบายหลัก หรือสือถึงวิสัยทัศน์ เป็นต้น มีส่วนช่วยให้ผู้เข้าร่วมประชุมมีสมาธิและเกิดไอเดียใหม่ๆที่เข้ากับนโยบายหลักได้ง่ายอีกด้วย

         5.ขนาดของห้อง โต๊ะประชุมเป็นเพียงหนึ่งในเฟอร์นิเจอร์สำนักงานในห้อง จึงควรมีขนาดที่พอเหมาะกับห้อง เว้นพื้นที่ทางเดิน และการเลื่อนเก้าอี้เพื่อลุกนั่ง หรืออาจเพิ่มพื้นที่ว่างสำหรับอุปกรณ์การนำเสนออื่น เช่นจอมอนิเตอร์ กระดานไวท์บอร์ด หรือเครื่องฉายสไลด์และจอภาพ เป็นต้น เพื่อไม่ให้รู้สึกอึดอัดคับแคบ หรือโล่งเกินไปจนรู้สึกไม่มีอะไร จนเกินไปนัก

         6.กล่องเก็บสายไฟ หรือรูเก็บสายไฟใต้โต๊ะ ซึ่งบางการประชุมอาจจำเป็นต้องใช้ไมค์ หูฟัง หรือโน้ตบุค เพื่อให้ผู้เข้าร่วมประชุม ได้โฟกัสที่การประชุม จึงควรมีการจัดเก็บสายไฟให้พ้นจากสายตา ดูเป็นระเบียบเรียบร้อย และมีความเป็นมืออาชีพ สร้างสมาธิให้เกิดในที่ประชุมอีกด้วย

         7.วัสดุหน้าโต๊ะ ควรเลือกเป็นพื้นที่เรียบ ทำจากไม้หรือพลาสติกจะดีที่สุด เพราะสวยงาม ทำให้ผู้เข้าร่วมประชุม ไม่ทำให้เกิดเสียงดังโดยไม่ตั้งใจ หากวางสิ่งใดบนโต๊ะขณะกำลังประชุมซึ่งอาจเป็นการรบกวนสมาธิผู้อภิปรายได้ อีกทั้งผู้เข้าประชุมยังสามารถวางแขนหรือ ผ่อนคลายเปลี่ยนอิริยาบถได้ในขณะประชุมโดยไม่รบกวนการประชุมอีกด้วย

         หัวข้อพิจารณา และข้อแนะนำข้างต้นจะช่วยให้เราได้เตรียมข้อมูลเบื้องต้นส่วนหนึ่ง ไว้ได้ก่อนไปเลือกซื้อโต๊ะประชุม ช่วยลดเวลาประหยัดพลังงานได้ในระดับหนึ่ง