เครื่องใช้สำนักงาน มีอะไรบ้าง? ที่ออฟฟิศควรมี

          สำหรับผู้ประกอบการรายใหม่ ที่กำลังวางแผนสร้างสำนักงานหรือออฟฟิศการออกแบบตกแต่งอาจไม่ใช่เรื่องที่ยุ่งยากเพราะสามารถว่าจ้างบริษัทรับออกแบบเป็นผู้ดูแลและตกแต่งตามสไตล์ที่ต้องการได้แต่สิ่งที่ผู้ประกอบการหรือเจ้าของธุรกิจควรรู้เพื่อจัดเตรียมให้พร้อมก็คือเครื่องใช้ โต๊ะทำงาน หรืออุปกรณ์สำนักงาน เพื่อให้สามารถจัดเตรียมอุปกรณ์เครื่องใช้ให้ครบถ้วนและเหมาะสมกับประเภทของงาน บทความนี้มีเครื่องใช้สำนักงาน ที่ออฟฟิศควรมีมาแนะนำ ครับ

 

ภาพประกอบจาก pinteres

เครื่องใช้สำนักงาน คืออะไร

        เครื่องใช้สำนักงาน คือ เครื่องมือเครื่องใช้ที่ช่วยในการปฏิบัติงานของพนักงานในสำนักงานให้เกิดความสะดวกรวดเร็ว มีความเป็นระเบียบเรียบร้อยและถูกต้องชัดเจนปัจจุบันเครื่องใช้สำนักงานได้รับการพัฒนาให้มีความทันสมัย มีความสามารถและมีประสิทธิภาพในการทำงานสูงขึ้น เครื่องใช้สำนักงานที่มีหลากหลายรูปแบบจึงช่วยอำนวยความสะดวกในการทำงานของพนักงานในองค์กรได้มาก

เครื่องใช้สำนักงาน มีอะไรบ้าง ที่ออฟฟิศควรมี

       โดยทั่วไปเครื่องใช้สำนักงานจะแบ่งออกเป็นหลายหมวดหมู่ ที่สำคัญ ๆและจำเป็นต้องใช้ในสำนักงาน ก็คือ เครื่องใช้สำนักงานหมวดเฟอร์นิเจอร์ เครื่องใช้สำนักงานหมวดเก็บของเก็บเอกสาร เครื่องใช้สำนักงานหมวดอุปกรณ์ไอทีเครื่องใช้สำนักงานหมวดอุปกรณ์สิ้นเปลือง ซึ่งทั้ง 5 หมวดเป็นเครื่องใช้สำนักงานที่สำคัญและจำเป็นแต่ละหมวดมีรายละเอียด ดังนี้

 

ภาพประกอบจาก pinteres

1. เครื่องใช้สำนักงานหมวดเฟอร์นิเจอร์ ประกอบด้วย

       - โต๊ะทำงาน เช่น โต๊ะทำงานเดี่ยว โต๊ะทำงานติดผนัง โต๊ะทำงานกลุ่ม โต๊ะทำงานติดผนังหรือโต๊ะทำงานสำหรับเขียนแบบ

       - โต๊ะคอมพิวเตอร์

       - เก้าอี้ทำงานแบบมีล้อ และไม่มีล้อ ขึ้นอยู่กับความเหมาะสมในการใช้งาน

       - ฉากกั้นห้อง กรณีตกแต่งสำนักงานแบบเปิดโล่ง อาจต้องแบ่งกั้นโซนผู้บริหารหรือหัวหน้าแผนกให้เป็นสัดส่วน โดยใช้ฉากกั้นห้องแทนการก่อผนังเพื่อไม่ให้ห้องทำงานคับแคบเกินไป

       - โต๊ะประชุม เป็นอุปกรณ์สำนักงานที่เป็นจำเป็นและมีหลายขนาด และหลายรูปแบบส่วนใหญ่การนำมาใช้สามารถปรับประยุกต์หรือนำโต๊ะมาจัดเรียงต่อกันให้เหมาะกับจำนวนผู้เข้าประชุม

       - โคมไฟ เป็นอุปกรณ์สำคัญโดยะเฉพาะงานเกี่ยวกับการเขียนแบบออกแบบ หรือนำมาใช้กับโต๊ะทำงานติดผนัง

       - นาฬิกา แม้จะมีอุปกรณ์ที่สามารถบ่งบอกเวลาได้ เช่น โทรศัพท์มือ แต่นาฬิกา ก็ถือเป็นอุปกรณ์สำนักงานที่สำคัญและจำเป็น เพราะใช้บ่งบอกเวลาที่เป็นส่วนรวมสำหรับการลงเวลาทำงานหรือเลิกงาน

       - เฟอร์นิเจอร์ประเภทโซฟา สำหรับรับรองแขก

2. เครื่องใช้สำนักงาน หมวดเก็บของเก็บเอกสาร ประกอบด้วย

       - ตู้เก็บเอกสารแบบบานเปิด มีหลายขนาด หลายรูปแบบ และผลิตจากวัสดุหลายชนิด เช่น ตู้เหล็ก ตู้ไม้ ตู้กระจก หรือผสมผสานวัสดุเพื่อให้เกิดความสวยงามและมีความคงทน

       - ตู้ล็อคเกอร์

       - ตู้ลิ้นชักเก็บของ สำหรับจัดเก็บเอกสาร เช่น เอกสารสำคัญหรือเอกสารที่เป็นแบบฟอร์ม

       - ชั้นวางของ มีหลายรูปแบบ เช่น ชั้นวางของมีล้อ ชั้นวางของติดผนัง ชั้นวางของเข้ามุม

       - ที่กั้นเอกสารในลิ้นชัก

       - แฟ้มสำหรับรวบรวมเอกสารก่อนจัดเก็บเข้าตู้

3. เครื่องใช้สำนักงานหมวดอุปกรณ์ไอที ประกอบด้วย

        - คอมพิวเตอร์แบบตั้งโต๊ะ

        - เครื่องถ่ายเอกสาร

       - เครื่องสแกนเนอร์

       - เครื่องทำลายเอกสาร

       - แฟลชไดรฟ์ USB

       - ฮาร์ดดิสก์

       - อุปกรณ์ป้องกันไฟกระชาก

       - ระบบโทรศัพท์ และสัญญาณอินเทอร์เน็ต

       - ปลั๊กพ่วง

       - ไฟกระชาก Surge Protector

       - แล็ปท็อป

       - มือถือสมาร์ทโฟน

       - แท็บเล็ต

4. เครื่องใช้สำนักงานหมวดอุปกรณ์สิ้นเปลือง ประกอบด้วย

        - ปากกา (และ ลิควิด) ดินสอ (และ ยางลบ)

        - กระดาษ A4 สมุดจดโน๊ต สมุดแพลนเนอร์ กระดาษโพสต์อิท

        - แม็กเย็บกระดาษ และลูกแม็ก

        - ลวดเสียบกระดาษ (Paperclips) คลิปหนีบกระดาษ (Binder Clips)

        - กรรไกร

       - ไม้บรรทัด

       - ปากกามาร์คเกอร์ ปากกาไฮไลท์

       - หมึกเครื่องพิมพ์

       - ป้ายห้อยบัตร และ สายคล้องคอ

       - ซองจดหมาย ซองเอกสาร

5. เครื่องใช้สำนักงาน หมวดทำความสะอาดและการบำรุงรักษา ประกอบด้วย

       - น้ำยาทำความสะอาดต่าง ๆ

       - ไม้ถูพื้น ไม้กวาด ไม้กวาดใบไม้ ถุงมือ

       - ถังขยะ ถุงขยะ

       - สบู่ น้ำยาล้างมือ

       - กระดาษชำระ

 

ภาพประกอบจาก pinteres

เครื่องใช้สำนักงาน ควรเลือกซื้ออย่างไรให้เหมาะกับการใช้งาน

         เครื่องใช้สำนักงานหลัก ๆ ที่ต้องให้ความสำคัญในการเลือกซื้อได้แก่เครื่องใช้สำนักงานหมวดเฟอร์นิเจอร์ เช่น โต๊ะทำงาน เก้าอี้ทำงาน โต๊ะคอมพิวเตอร์ โต๊ะเขียนแบบหรือโต๊ะประชุม สำหรับการเลือกซื้อมีหลักในการพิจารณา ดังนี้

         1. โต๊ะทำงานจะมีความสูงมาตรฐานอยู่ที่ 75-80 cm. เป็นระยะพอดีสำหรับการนั่งแล้วเท้ายังวางบนพื้นได้สบาย

         2. ขนาดพื้นที่ใช้สอยบนโต๊ะทำงาน ขนาดมาตรฐานจะอยู่ที่ประมาณ 100 cm. หรือ ยาวถึง 160 cm.

         3. การเลือกเก้าอี้ทำงาน หลักการง่ายๆ คือ เก้าอี้ทำงานควรเป็นแบบปรับระดับความสูงได้ พนักพิงศีรษะมีระดับที่พอดีกับคอ ที่วางแขนจะต้องมีความสูงขึ้นมาเท่ากับความสูงของโต๊ะทำงานได้เพื่อให้สามารถวางแขนในระนาบเดียวกับโต๊ะทำงาน จะได้ไม่ต้องนั่งเกร็งแขนกันทั้งวัน ความลึกของเบาะมีขนาดพอดี

         4. การเลือกโต๊ะประชุม โต๊ะประชุมนั้นมีหลากหลายรูปแบบ ที่นิยมใช้หลัก ๆ จะมีอยู่ 3 แบบด้วยกัน คือ

            - โต๊ะประชุมรูปแบบสี่เหลี่ยมผืนผ้าหรือสี่เหลี่ยม เป็นรูปแบบที่ได้มาตรฐาน และนิยมใช้ในสำนักงานมากที่สุด สามารถนั่งประชุมได้หลายคนตั้งแต่ 2-15 คน

            - โต๊ะประชุมแบบสามเหลี่ยม เหมาะกับสำนักงานที่ต้องการความเป็นแฟชั่น มีดีไซน์ที่สวยงาม และดูทันสมัย

            - โต๊ะประชุมแบบวงกลม โต๊ะประชุมแบบวงกลม จำเป็นที่จะต้องใช้พื้นที่ห้องที่กว้างเหมาะกับการประชุมร่วมกันหลายคน หรือนิยมใช้ในองค์กรขนาดใหญ่

            เครื่องใช้สำนักงาน ที่มีความสำคัญและจำเป็นมีหลากหลานหมวดหมู่แต่สำหรับออฟฟิศใหม่สิ่งแรกที่จะต้องมีก็คือ โต๊ะทำงาน และเก้าอี้สำนักงาน ส่วนเครื่องใช้ในหมวดอื่น ๆ

อาจค่อย ๆ เลือกซื้อตามความจำเป็น เพราะจะทำให้เลือกซื้อได้เหมาะกับการทำงานได้มากที่สุด