เทคนิคการเลือก ขนาดโต๊ะประชุม และการจัดห้องประชุม

        อุปกรณ์สำนักงานที่สำคัญและเป็นส่วนประกอบช่วยให้การทำงานเป็นทีมมีคุณภาพและประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้นก็คือ โต๊ะประชุม การจัดห้องประชุมให้เหมาะสมกับผู้เข้าร่วมประชุมหรือเหมาะกับรูปแบบของการประชุม การเลือกขนาดโต๊ะประชุมก็เป็นส่วนหนึ่งที่ช่วยเสริมสร้างบรรยากาศการทำงานเป็นทีมและทำให้การประชุมมีความสมบูรณ์แบบมากขึ้น

ภาพประกอบจาก pinteres

เทคนิคการเลือก ขนาดโต๊ะประชุม และการจัดห้องประชุม การทำงานเป็นทีม คืออะไร

        การทำงานเป็นทีม หรือ Teamwork คือการทำงานร่วมกันของกลุ่มโดยมีเป้าหมายร่วมกันหรือเพื่อให้งานสำเร็จลุล่วงด้วยวิธีการที่มีประสิทธิภาพและประสิทธิผลสูงสุดจากการร่วมกันคิด ร่วมกันวางแผนงาน ตลอดจนวางระบบการทำงานที่ดี ทุกคนรู้ภาระหน้าที่ของตนเองมีการร่วมมือกัน ช่วยเหลือกันเพื่อผลสำเร็จที่เป็นภาพรวมของทีมการจัดห้องประชุม การเลือกโต๊ะประชุม สำคัญอย่างไรกับการทำงานเป็นทีมการทำงานเป็นทีม เป็นรูปแบบการทำงานที่ทุกคนจะต้องร่วมมือร่วมใจกันภายในทีมและไม่ใช่เพียงแค่การรวมตัวกันของกลุ่มคนเพื่อมาทำงานอย่างใดอย่างหนึ่งให้จบภารกิจเท่านั้นแต่ผลสำเร็จของงานที่ทำร่วมกันจะต้องส่งผลลัพธ์แก่องค์กรและมีผลต่อการทำงานของทุกคนในทีมด้วย

ภาพประกอบจาก pinteres

การประชุมและการจัดห้องประชุมรวมไปถึงการเลือกขนาดโต๊ะประชุม

        หรือสร้างบรรยากาศในการประชุมจึงเป็นส่วนประกอบสำคัญที่จะช่วยให้ทุกคนแสดงความคิดเห็นหรือนำเสนอข้อมูลต่าง ๆ ต่อที่ประชุมได้อย่างมีประสิทธิภาพ เนื่องจากโต๊ะประชุมนั้นคือจุดศูนย์รวมของความเป็นทีม

         ลักษณะการจัดห้องประชุมควรพิจารณาและกำหนดรูปแบบของการจัดห้องประชุม โดยใช้วัตถุประสงค์ของการประชุม จำนวนทีมผู้เข้าร่วมประชุมและรูปแบบของการประชุมเป็นหลักสำคัญ ซึ่งลักษณะของห้องประชุม มีดังนี้

ภาพประกอบจาก pinteres

        1. จัดห้องประชุม โต๊ะประชุมแบบตัว U หรือ U shape การรจัดห้องประชุมหรือโต๊ะประชุมในลักษณะนี้ ช่วยให้ผู้เข้าร่วมประชุมนั้นรู้สึกตำแหน่งเสมอกันในห้องประชุมและยังง่ายต่อการนำเสนอภาพด้านหน้าของโต๊ะประชุมการจัดห้องประชุมแบบนี้สามารถเพิ่มที่นั่งได้มากกว่าครึ่งในการขยายผู้เข้าประชุม

        2. จัดแบบประชุมคณะกรรมการ หรือแบบ Boardroom การจัดโต๊ะประชุมรูปแบบนี้ เหมาะสำหรับการประชุมทีมงานเล็ก ๆ มีประสิทธิภาพมากสำหรับกลุ่มประชุมที่น้อยกว่า 20 คนและคาดหวังผลลัพธ์ในการประชุม

        3. จัดแบบกลุ่ม/หมู่คณะ หรือแบบ Clusters เป็นการประชุมแบบโต๊ะกลมขนาด 6-10 ที่นั่ง และอาจจัดให้มีหลาย ๆ กลุ่มภายในห้องประชุมเดียวกันลักษณะเป็นการสนทนาแบบโต้ตอบหรือประชุมงานโครงการ

        4. จัดแบบคาบาเรต์ หรือ แบบ Cabaret โดยจัดวางที่นั่งเพียงครึ่งหนึ่งของโต๊ะกลม ลดที่นั่งลงเหลือโต๊ะละ 4-6 ที่นั่ง โดยเว้นด้านหน้าไว้เพื่อให้ผู้เข้าร่วมประชุมสามารถมองเห็นด้านหน้าระหว่างการนำเสนอได้อย่างชัดเจน

        5. จัดแบบห้องเรียน หรือแบบ Classroom เป็นรูปแบบมาตรฐานที่ใช้ทั่วไป มีประสิทธิภาพสำหรับการประชุมทีมาแบบสื่อสารทางเดียว

        6. จัดแบบตัวV หรือ แบบ Chevron Classroom การจัดโต๊ะประชุมการทำงานเป็นทีมรูปแบบนี้จะคล้ายกับห้องเรียนทำให้ผู้เข้าร่วมประชุมมองเห็นด้านหน้าได้ชัดเจน

        7. จัดแบบโรงละคร หรือ แบบ Theater เหมาะสำหรับการประชุมการทำงานเป็นทีม ที่นำเสนอภาพและเสียง รวมถึงการบรรยายต่าง ๆ ระบบเสียงจึงมีความจำเป็นมากสำหรับการประชุมแบบนี้

        8. จัดแบบเก้าอี้วงกลม หรือ แบบ Circle of chairs เป็นการจัดประชุมทีมแบบเก้าอี้วงกลม และไม่ต้องมีโต๊ะประชุม

ภาพประกอบจาก pinteres