รอบรู้ เกี่ยวกับการประชุม และประเภทของการประชุม

           การจัดประชุมเป็นส่วนประกอบสำคัญของการทำงานทุกรูปแบบไม่เฉพาะในองค์กรหรือหน่วยงานเท่านั้น ร้านค้าธุรกิจบริการ และการทำงานอิสระหรืออาชีพฟรีแลนซ์ ที่มีการทำงานร่วมกันหลายฝ่ายล้วนต้องมีการประชุมเพื่อปรึกษาหารือและวางแผนการทำงานร่วมกันเสมออาจจัดประชุมแบบเป็นทางการโดยมี โต๊ะประชุม พร้อมเก้าอี้ หรือจัดประชุมรูปแบบอื่น ๆตามความเหมาะสม เพื่อเป็นความรู้ บทความนี้ มีความรู้เกี่ยวกับการประชุมและประเภทของการประชุมมาแนะนำครับ

ภาพประกอบจาก pinterest

การประชุม และประเภทของการประชุม

           “การประชุม” อาจเป็นคำเรียกรวม ๆ ที่หมายถึงการที่บุคคลกลุ่มหนึ่ง อาจเป็นกลุ่มเล็ก ๆ เริ่มจาก 2คน ขึ้นไป หรือบุคคลกลุ่มใหญ่ นัดมาพบกัน เพื่อแจ้งข่าวคราว สนทนา ปรึกษาหารือ ขอความคิดเห็น ฯลฯเพื่อวัตถุประสงค์อย่างใดอย่างหนึ่ง และมีการลงมติเพื่อนำไปปฏิบัติต่อไปอาจมีวัตถุประสงค์อย่างใดอย่างหนึ่งหรือหลายอย่างก็ได้รวมทั้งการประชุมที่เป็นทางการและไม่เป็นทางการจะมีโต๊ะประชุมพร้อมเก้าอี้ หรือไม่มีก็ได้ดังนั้นการประชุมจึงมีหลายรูปแบบและสามารถแบ่งเป็นประเภทใหญ่ ๆ ได้ 5 รูปแบบ ดังนี้

ภาพประกอบจาก pinterest

       1. การประชุมเพื่อการข่าวสาร

            การประชุมเพื่อการข่าวสาร เป้าหมายของการประชุมรูปแบบนี้ เป็นการประชุมที่มุ่งหาข่าวสารหรือข้อมูล โดยผู้เข้าร่วมประชุมจะร่วมกันรวบรวมความรู้และประสบการณ์เพื่อนำมาปรับปรุงการคิดหรือการทำงานของแต่ละคน ซึ่งเมื่อมีการกลั่นกรองแล้วก็จะกลายเป็นสารสนเทศที่เป็นประโยชน์ลักษณะการประชุมมักมีรูปแบบ เช่น การจัดประชุมในห้องมีโต๊ะประชุมสวย ๆเพื่อให้ผู้เข้าร่วมประชุมได้ใช้จดบันทึกข้อมูลข่าวสารต่าง ๆ

       2. การประชุมเพื่อแก้ปัญหา

           การประชุมาเพื่อแก้ปัญหา การประชุมประเภทนี้มักจะเป็นการประชุมอภิปรายถกปัญหาส่วนมากจะเป็นรูปแบบของการหาข้อแก้ปัญหาทั้งหมดหรือบางส่วนผู้ร่วมประชุมจะคิดร่วมกันด้วยการรวบรวมประสบการณ์ต่าง ๆของทุกคนมาแก้ปัญหาร่วมกันด้วยการชี้ถึงประเด็นของปัญหาวิเคราะห์หาสาเหตุและร่วมกันพิจารณาหาแนวทางป้องกันหรือแก้ปัญหานั้น ๆลักษณะการประชุมอาจนั่งเก้าอี้ฟังประชุมและและแยกเป็นกลุ่มย่อย ๆ เพื่อวิเคราะห์ปัญหาหาสาเหตุของปัญหา โดยไม่ต้องมีโต๊ะประชุมพร้อมเก้าอี้ก็ได้

       3. การประชุมเพื่อตัดสินใจ

           การประชุมเพื่อตัดสินใจ ทำได้ทั้งสองรูปแบบ คือแบบเป็นทางการจัดประชุมในห้องประชุมที่มีโต๊ะประชุมพร้อมเก้าอี้ หรือนั่งประชุมในห้องขนาดใหญ่และในอาคารต่าง ๆลักษณะของการประชุมเป็นการร่วมกันคิด พิจารณาข้อมูลรายละเอียดของสิ่งต่างๆที่จะเลือกใช้หรือเลือกปฏิบัติอย่างใดอย่างหนึ่งด้วยการให้ข้อคิดและการให้ข้อมูลพื้นฐานของข้อมูลที่จำเป็น

       4. การประชุมเพื่อการฝึกอบรม

           การประชุมเพื่อการอบรม พบเห็นได้ทั่วไปทั้งการประชุมภายในองค์กร และธุรกิจบริการต่าง ๆการประชุมแบบนี้ผู้นำการประชุมจะช่วยให้ผู้เข้าร่วมการประชุมได้เกิดการเรียนรู้ตามวัตถุประสงค์ของการจัดฝึกอบรมหรือเพิ่มทักษะในวิธีการกระทำบางสิ่ง หรือถ้ามีการแก้ปัญหาข้อใดก็มักจะเน้นเรื่องการเรียนรู้วิธีการแก้ปัญหาหรือการใช้ขั้นตอนในการแก้ปัญหาการจัดประชุมเพื่อฝึกอบรมส่วนใหญ่เป็นการแสวงหาข้อมูล รายละเอียด และการแก้ปัญหาการประชุมเพื่อการฝึกอบรมดำเนินการได้มากมายหลายรูปแบบทั้งภาคปฏิบัติและการอบรมเพื่อรับความรู้โดยการนั่งฟังและจดบันทึกซึ่งจะมีการจัดโต๊ะประชุมพร้อมเก้าอี้ไว้อำนวยความสะดวกให้กับผู้เข้าประชุม

        5. การประชุมเพื่อระดมความคิด

            การประชุมประเภทนี้เป็นการรวบรวมความคิดจากผู้ร่วมประชุม จะมีการชี้ถึงปัญหา และขอให้ทุกคนให้ข้อแนะนำในการที่จะแก้ปัญหาในการประชุมใครจะแสดงความคิดเห็นอย่างไรก็จดข้อปัญหานั้นไว้เพื่อตอนท้ายของการประชุมจะมีการนำความคิดต่าง ๆ มาเสนอแนะ ต่อจากนั้นจึงนำมาเลือกว่าความคิดใดดีไม่ดี แล้วเรียบเรียงใหม่สำหรับการประชุม

ภาพประกอบจาก pinterest

            สำหรับการประชุม  ประเภทของการประชุม และการจัดประชุมทั้ง 5 รูปแบบลักษณะอาจแตกต่างกันไปในรายละเอียดและวัตถุประสงค์แต่ลักษณะการจัดสถานที่จัดห้องประชุมสามารถประยุกต์ได้ตามความเหมาะสมทั้งแบบที่เป็นทางการมีการจัดโต๊ะประชุมพร้อมเก้าอี้ หรือมีเพียงโต๊ะประชุมสวย ๆ นั่งพูดคุยเชิงปรึกษาหารือของคนกลุ่มเล็ก ๆแต่มีการจดบันทึกวาระการประชุมไว้เป็นแนวทางเพื่อนำไปปฏิบัติ ก็สามารถทำได้

ภาพประกอบจาก pinterest